Ya sabes que la comunicación interna es fundamental y comprendes qué es y cómo funciona. Ahora me gustaría:
«Darte pautas para poder empezar a organizarla en tu entidad.»
Es importante que se empiece por una buena auditoría de comunicación, que permita conocer la situación actual, los flujos de comunicación existentes y necesarios… Sólo de esta forma podremos asegurarnos de que el diseño del plan se ajusta a los contenidos, canales, responsabilidades y presupuesto adecuados.
En concreto, podrías:
- Dibujar el “mapa de la comunicación interna actual”
- Analizar las necesidades y opiniones de comunicación interna de los diferentes públicos
- Extraer conclusiones
- Diseñar tu plan
- Conclusión…
- No te olvides de
1. Dibujar el “mapa de la comunicación interna actual”
Comienza haciendo un listado de los públicos internos de tu ONG y de los canales y espacios a través de los que circula y se intercambia la comunicación interna.
Trata de rellenar una tabla como la siguiente a partir de estos listados, en la que se recoge la información de cómo está fluyendo la comunicación interna actualmente en tu organización.
2. Analiza las necesidades y opiniones de comunicación interna de los diferentes públicos
Lanza una encuesta interna y/o organiza algún grupo de discusión focalizado en este tema que te sirva para conocer:
- Necesidades de información no cubiertas.
- Demandas y percepciones sobre los diferentes canales y sobre los problemas de la comunicación interna.
3. Extrae conclusiones
Analiza el mapa de tu comunicación y las necesidades, demandas y expectativas de las diferentes personas y extrae conclusiones sobre el estado de tu comunicación interna. Trata de responder a preguntas como éstas:
- ¿Qué dimensiones (cultural, social, humana, de gestión) de la comunicación interna estás cubriendo actualmente?
o - ¿Qué problemas /necesidades y demandas hay en cada una de ellas? Por ejemplo:
- ¿Son los canales actuales adecuados para el fin para el fueron diseñados?
- ¿Están todos los públicos internos cubiertos?
4. Diseña tu plan
Con toda esta información, es el momento de tomar decisiones. EN FUNCIÓN DE TUS POSIBILIDADES (recursos y oportunidades):
Define tus prioridades para el periodo en que vayas a implementar el plan (1 año, para empezar, estaría bien) y transfórmalas en objetivos concretos.
- Busca cómo los canales o espacios actuales podrían mejorar para ayudarte a lograr estos objetivos
- Diseña nuevos espacios o canales para llegar
- Define responsabilidades
- Establece un sistema de evaluación y revisión de lo planificado
- Y recuerda que todo debe estar bien cuantificado y dimensionado. El plan no debería ser una “carta de aspiraciones” (todo lo que podrías hacer para arreglar tus deficiencias) sino sólo un listado de prioridades a acometer con los recursos de que dispones.
Nuestra recomendación sería que tanto el diseño como la implementación de este plan se realicen de forma participativa dentro de la organización. Quizás a través de un grupo multidisciplinar, con diferentes perfiles y funciones. Será mucho más rico, más aceptado y más efectivo. También podemos ayudarte, si quieres…
5. En conclusión…
La comunicación interna existe de forma natural (aunque no se organice y planifique) porque es indispensable para el funcionamiento de las organizaciones. Sin embargo, el no hacerlo, el no gestionarla, deja muchos aspectos operativos, culturales y humanos desatendidos y puede generar muchos problemas.
Por el contrario, una buena gestión de la comunicación interna redundará beneficio de aspectos tan importantes como la eficiencia de la ONG, su clima laboral o su imagen externa. Además facilita el cambio, reduciendo el grado de resistencia, incrementando el nivel de compromiso y fomentando la adaptación a nuevas situaciones.
6. Pero no te olvides de tener en cuenta…
Si vas a RE-organizar la comunicación interna de tu ONG, te conviene saber algunos de los elementos más comunes que la dificultan. Estos son los que más comúnmente nos hemos encontrado:
- El exceso de jerarquía o burocracia: una estructura demasiado vertical dificulta los flujos de información y hace que sea muy complicado establecer canales ascendentes.
- Un estilo autocrático de dirección: algunas personas temen compartir información, pues creen que eso les hace perder poder. Que recibir feedback les hace sentirse expuestas y rechazadas. Que conocer otros talentos puede hacer peligrar su posición.
- Mal clima laboral, conflictos entre personas o actitud de determinadas personas.. A veces, la situación laboral o el clima laboral son malos y las personas adaptan actitudes cerradas a la escucha y a la participación que dificulta la puesta en marcha de iniciativas.
- Canales inadecuados: la elección equivocada de los canales y herramientas usados en la comunicación es una fuente de fracaso, porque no se podrá llegar adecuadamente a los públicos objetivo. A veces, las herramientas son lentas, difíciles de usar o incluso incompatibles con ciertos programas informáticos. A veces se utilizan canales mediatizados para cuestiones en los que serían más adecuadas herramientas directas y personales (frente a frente).
- Mala implantación de los canales: muchos canales de comunicación interna necesitan ser explicados o se necesita que haya unas pautas claras sobre su funcionamiento para que las personas puedan conocerlos, perderles el miedo, ver su utilidad, explotarlos… Pero este paso se olvida con demasiada frecuencia.
- Cantidad inadecuada de información: demasiada información hace que se cree una inflación con la que se perderá parte de su valor. Poca información provocará la creación de rumores.
- Falta de adecuación de la información: igualmente, si las personas reciben diariamente información que no les interesa/compete (o con la que no conseguimos informar o involucrar por el tono o mensaje utilizados) perderá su interés en los contenidos de forma general.
- Falta de competencias: estos dos errores anteriores pueden venir motivados por una falta de competencias o habilidades comunicativas, bien de la persona que implementa la comunicación, bien de quien la recibe. La formación de equipos en comunicación podría ser una herramienta poderosa.
- Falta de reciprocidad: habilitar canales ascendentes o participativos sin un seguimiento adecuado y una respuesta o acción por parte de la dirección conseguirá el efecto contrario: la desmotivación y la falta de participación. ¿Para qué voy a participar si no sirve para nada?
