Qué información legal debe incluir tu ONG en su web

por Javier Merino

Última actualización: 09 02 2016

Internet no tiene fronteras. He aquí uno de los mantras de nuestra época. Algo así como decir que en Burgos hace frío o que el Rey (emérito) es campechano. Y, aunque es cierto que no las tiene, el hecho de que sea un medio universal no significa que la información que vertimos o recogemos a través de la Red no esté sujeta a la ley.

En muchas ocasiones, las ONG consideran los aspectos legales como algo secundario -cuando no directamente ignorados- a la hora de poner en marcha un canal de comunicación online. Desde SocialCo siempre aconsejamos a las entidades que, antes de lanzar una web, un canal en una red social, un boletín electrónico o un simple mailing, se tenga en cuenta la legislación. Es la mejor manera de evitar desagradables (y caros) problemas, y de ganarse la confianza de una audiencia cada vez más preocupada por su privacidad y el tratamiento de sus datos.

La primera pregunta que nos debemos plantear es si el sitio web de nuestra ONG necesita contemplar un aviso legal. Ésta tiene fácil respuesta: sí, es obligatorio. Según la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSICE), cualquier sitio que esté relacionado directa o indirectamente con el ejercicio de una actividad económica debe tenerlo. Éste es el caso de las entidades sociales. Fuera de esta categoría sólo quedarían los blogs personales sin ningún tipo de publicidad.

Una vez que sabemos que esto va con nosotros, tendremos que tener claro la información que debe contener esa página. Se trata básicamente de explicar quién es el responsable de la web, así que tendremos que indicar claramente la titularidad del sitio, aportando:

  • Nombre y denominación social de nuestra entidad
  • NIF o CIF
  • Domicilio
  • Email o teléfono
  • Datos de inscripción en el registro correspondiente (de Fundaciones, Mercantil…)

Hasta aquí lo obligatorio. Como algo optativo, aunque recomendable, la ley señala que en el aviso legal también se pueden incoporar las condiciones de uso del sitio: propiedad intelectual, exclusiones de responsabilidad, prohibiciones o recomendaciones para los usuarios y otros términos de uso que se quieran añadir.

La recogida de datos

Ya tenemos el aviso legal, pero ¿qué pasa si la web de mi entidad recoge datos personales de los usuarios? Entonces, además del aviso legal tendremos que indicar nuestra política de privacidad. Aquí entra en juego la famosa Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), que establece la obligatoriedad de informar al usuario del uso que se darán a los datos personales recogidos desde el sitio web de nuestra ONG.

Estos datos pueden ser recabados en procesos como el registro de usuarios, la suscripción a un boletín electrónico, tiendas online, contacto y, en general, a través de cualquier formulario que alimente una base de datos. La información que debe contener nuestra página de política de privacidad es:

  • Identidad del responsable del fichero de datos de caracter personal. Previamente, hay que inscribir un fichero con los datos de nuestros usuarios en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Hay tres niveles de seguridad según la información solicitada, así que es muy importante plantearse antes que información vamos a pedir a los usuarios. Especialmente sensibles son datos como el origen étnico o el historial médico, que muchas entidades manejan en sus bases de datos.
  • Fines para los que se recogen los datos y uso que se dará a ellos.
  • Mención explícita de si los datos serán cedidos o no a terceros. Si se ceden, se debe informar de a qué entidades se cede, en qué condiciones y para qué usos.
  • Métodos de contacto y formas que tiene el usuario para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

La política de cookies

La página de política de privacidad es también el sitio idóneo para informar sobre las cookies, propias o de terceros, que se van a fijar a los visitantes. Servirán unos párrafos en los que expliquemos qué son, para qué las vamos a utilizar en la web de nuestra entidad (para analítica web, publicidad, registro a través de redes sociales, etc.), quién las instala y cómo se rechazan. En este último punto se debe advertir de las consecuencias de rechazar y enlazar a las páginas que los navegadores más utilizados (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox y Safari) han creado a tal efecto. Si quieres saber más sobre cookies, puedes consultar este post que escribimos sobre el tema.

¿Cómo reflejamos esta información?

Ahora que ya cumplimos con los requisitos que dictan las leyes en cuanto a los contenidos de las páginas de Aviso legal y Políticia de privacidad, también hay que saber cómo se debe mostrar esta información a los usuarios. En primer lugar, debe estar siempre accesible en cualquier punto de la navegación del site de nuestra ONG. El sitio ideal para los enlaces a estas páginas, donde los va a buscar el usuario, es el pie de la web.

Además, su lectura debe ser obligatoria cada vez que se rellene un formulario que alimente una base de datos. Que el usuario lea detenidamente o no toda la información ya es otra cuestión, pero nosotros debemos incluir siempre un check (¡ojo! ¡no marcado por defecto!) en el que se indique que se ha leído la política de privacidad y aceptado sus condiciones.

Javier Merino
Comandante

3 Comentarios

  1. Andrés dice:

    Hola Javier, muy didáctico el post. En la parte legal de nuestro sitio web nos falta la Pólitica de privacidad, me gustaría saber si puedo ver un ejemplo como el tuyo puesto práctica. Un cordial saludo

    1. Javier Merino dice:

      Hola, Andrés, muchas gracias por tu comentario. Puedes ver un ejemplo de texto relativo a la política de privacidad en esta misma web. En nuestro aviso legal (https://www.socialco.es/aviso-legal/), se corresponde con el apartado ‘¿Qué tipo de información recogemos y guardamos?’.
      Aunque en muchos sitios esta información se recoge en una página independiente, se puede incluir dentro del aviso legal, como en este caso.

  2. Helen dice:

    Hola Javier, muchas gracias por escribir un post tan útil. Soy redactora voluntaria para una asociación ecologista y voy revisando la web suya. ¿Me podrías decir si hay actualizaciones a tus consejos desde que lo escribiste en 2015? ¿O siguen iguales los requisitos? Gracias de nuevo por tu ayuda! Un saludo.

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