Si aún no estás en ello, es momento de ponerse manos a la obra ya.
Si aún no te has puesto manos a la obra, es momento ya de afrontar uno de los grandes retos del año para toda organización: La memoria anual.
Además de un elemento clave para la rendición de cuentas explicación de tu actividad y la transparencia de tu entidad, la Memoria Anual de tu ONG es también un documento estratégico de comunicación:
- Porque te permite manejar, por fin, los datos más actualizados de todo lo que se hace en tu ONG o Fundación
- Porque se invierte, por fin, en diseño y material audiovisual para contar en bonito todo lo que se hace en tu entidad.
- Porque te provee, por fin, de cientos de contenidos para poder rellenar el calendario editorial a lo largo del año.
¿Y cómo abordar entonces su ejecución para que realmente te sirva también a ti? Compartimos en este post algunas pautas que seguimos cuando nos encargan en SocialCo la elaboración de memorias anuales. E irás encontrando ejemplos que nos gustan con los que te puedes inspirar:
1. Trabaja con metodología
Vas a tener que hacer la Memoria cada año, así que haz un documento con los pasos que das, el tiempo que te lleva, haz anexos sobre cómo recopilar la información, las personas de contacto, lo que mejor te ha funcionado… Te ahorrará tiempo en años sucesivos y facilitará el trabajo si en algún momento tiene que hacerla otra persona. Llevar un Excel de control sobre la información también ayuda.
Así lo hicimos cuando el Fondo del Agua para América Latina y el Caribe nos pidió su primera memorial online: mucha información, muchos países, fichas, infografías… que poner en relación. Un Excel fue nuestra tabla de salvación.
Antes de ir con más ejemplos te recordamos que contar tu memoria como un “caso de éxito” es el formato perfecto para ilustrarla. Si quieres más consejos sobre cómo puedes estructurarlo aquí te los dejamos.
2. Encuentra la voz de la organización
Más allá de la misión, visión, valores, y los hitos estratégicos que hayan sucedido durante el año y que te vendrán dados por la dirección, resulta de gran utilidad entrevistarse con gente de la entidad.
Por tres motivos principalmente:
- Cuentan con sus palabras a qué se dedican y permite articular el discurso de una manera más cercana.
- Se pueden extraer otros aspectos de su relato, como hitos realmente diferenciales de un año respecto al anterior.
- Y sobre todo, porque siempre dan la clave para saber qué es aquello más inspiracional de su labor. Y generalmente es sobre lo que se acaban articulando los resúmenes, titulares, o infografías centrales del informe.
Ya por 2014 en la Agencia Española de Cooperación Internacional nos pidieron una metodología participativa para darle una vuelta a su forma de contar la memoria anual, en aquella época un pdf electrónico. Medio centenar de entrevistas con su personal en sede y terreno nos dieron las pistas para encontrar un hilo argumental diferente que se mantiene hasta hoy en día en una memoria ya completamente digital.
3. Huye del lenguaje técnico…
Esto suele ser lo más difícil. Porque te has leído miles de papeles y publicaciones técnicas y parece que no hay otra forma de nombrar las cosas. Tienes que olvidarte de eso ya.
Dos trucos: plantéate cada «palabro» que suene a jerga del sector. Pregunta a tu alrededor si se entiende, busca un sinónimo. Si pones empoderamiento, mainstreaming, transversalidad, contraparte, confluencia, rendición de cuentas … puede que nadie se entere de lo que quieres decir o se aburra y deje de leer.
Y dos: una vez escrito, elimina todo aquello que esté redactado en clave de procesos internos. En general, aunque a nivel interno tenga mucha importancia, para el público lo importante son los resultados. Si ha habido grandes cambios en procesos, puede que tenga que haber un capítulo específico (programas de gestión, formación) pero no salpicando el texto a cada frase.
Si tienes recursos, a veces te ayudará que una persona externa, aunque con sensibilidad hacia tu trabajo, haga la labor de redacción. Te dará una mirada menos cargada de institución. Nosotros lo hemos hecho en varias ocasiones, llámanos.
A veces, lo más sencillo es lo más complejo de hacer. Un lenguaje accesible y un formato breve para centrar la atención.
4. … y de la narrativa en clave de organigrama.
Todo el mundo te pasa documentos en los que habla sobre qué hace su departamento y les parece muy importante hacer saber todo lo que han trabajado durante el año. Pero al público le da igual qué área se encarga de qué, es tu entidad como un todo la que tiene que demostrar cómo hace las cosas y mostrar cohesión y coherencia. Así que, un consejo: tacha cada vez que veas la palabra “departamento”.
Y añade una narrativa más humana a través de la cual puedas humanizar los datos de manera que muestres el impacto. Esta memoria anual de The People Concern incluye mensajes e historias personales y nos llevan a un viaje muy personal en el que ponerle cara a esos números.
En una memoria anual también caben testimonios, y sino mira este ejemplo de The Phoenix que explica sus logros a través de citas personales y fotos en plena acción, una forma de contarlo, muy personal.
Diseño y navegación al servicio de un relato que destaca acciones y resultados frente a procesos. El último año las memorias americanas han sufrido una gran evolución que nos hace pensar ya en grandes ideas para seguir evolucionando las memorias que nos han encargado.
5. Resume en infografías
En SocialCo siempre tenemos una premisa en mente: que en las 10 primeras páginas, o en las primeras pantallas, aparezca de un vistazo todo lo más importante que querías contar.
Para eso puedes basarte en infografías, resúmenes en fotos, titulares con mensaje, declaraciones de personas (personas, la gente quiere ver personas), datos contados muy visualmente, timelines…. Por lo menos que capten la esencia de un vistazo.
Si de memorias resumidas hablamos, la de la Fundación Vicente Ferrer es un claro ejemplo de cómo condensar en apenas 8 páginas toda la labor de la fundación, de manera muy visual, con un resumen de todos los datos importantes que se necesitan.
También ACNUR desarrolla un resumen de los aspectos más destacados, encontrando formas inteligentes de darle vida a esos datos a través de infografías, gráficos y otras ilustraciones. De esta manera se asegurar de que los lectores obtengan la información esencial a pesar de arrojar en su memoria, una gran cantidad de datos.
Memorias de otros años.
Scrolls infinitos, con texto y datos entremezclados son algunas de las tendencias que llegarán este año. Claramente enfocados a la lectura desde el móvil.
6. Pásate YA al online.
A veces desde la dirección te dicen que es un gasto innecesario, y tú has de convencerles de que es una inversión útil. No solo porque hacer tiradas en papel resulta poco ecológico; también porque te será mucho más fácil de difundir por varios canales, te va a ayudar a generar contenido que te posicione en buscadores, y te ayudará a trabajar con otra perspectiva la información aportándote la frescura que necesitas para evolucionar.
La de Ayuda en Acción es sin duda una adaptación al online que no olvida un formato resumen muy visual en la landing de descarga y su posterior visualización en digital como si de una revista en papel se tratase a través de una herramienta de publicación en línea. En el caso de la memoria de Ayuda en Acción se utiliza Flipsnack que convierte el pdf en una revista en línea con efectos de giro de página.
Y desde luego puedes adaptarla al formato vídeo como hace UNICEF en su memoria anual 2021.
O con video y landing resumen, un todo completo como hicimos en la Memoria Anual de la Fundación Amaranta con sello SocialCo.
Como último ejemplo de pasarse al formato online te dejamos esta web-memoria de Transforming Faces que es bonita, llamativa, está perfectamente explicada e integrada y en fin… nos ha encantado.
La Memoria Anual de Ayuda en Acción muestra a través de diferentes apartados un resumen claro y atractivo de las actividades y proyectos que han venido desempeñando durante el año.
En SocialCo te podemos hacer una plantilla muy chula que te sirva para varios años y por supuesto responsive: que se vea perfecta en dispositivos móviles que es desde donde ahora navega y lee la gente.
7. Inspírate
Sea cual sea el tipo de Memoria Anual que tu ONG quiera hacer (online, pdf electrónico, en papel, desplegable…) dedícale unas horas a coger ideas de otras entidades, de aquí y de allá, apunta a lo más alto… y a trabajar.
¿Te han dado ideas los ejemplos que te hemos mostrado? Enséñanos tu memoria en los comentarios.
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Histórico de memorias que nos han gustado::
Una selección de memorias anuales más antiguas que nos inspiraron en su momento y fuimos recopilando en este post hoy actualizado. Para que tengas unas cuantas a mano ese día que dices «voy a ver que han hecho otras ONG…» Aquí las tienes.
Por llamativa, por visual, por dinámica, fresca e innovadora, por todo ello la Memoria Anual de la Fundación Kellogg es fue una de nuestras favoritas.
Save the Children. Por su capacidad de contar en pocas palabras. Dimensión justa para poder leerla entera. Por aprovechar el trabajo también para impresión en un formato original.
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Una estructura clásica para articular mucha información.
Fundación Ayuda en Acción. Un experimento de visualización de datos. De su navegabilidad en la versión online (hoy desaparecida) nos encargamos en SocialCo.
Fundación Kellogg. Por original y exhaustiva, por contar historias, por su diseño y su timeline. Tarda un poco en cargar, pero merece la pena. Ya es la de 2015. Ventajas de que el año fiscal en USA acabe antes.
Fundación Secretariado Gitano. Por el gran paso dado el último año, y como ejemplo de como incorporar la estructura territorial. También por la presentación de datos y otras piezas audiovisuales.
ONGAWA. Porque han resuelto de manera muy sencilla su paso a online, por ser muy concisos y por sus imágenes.
Save the Children. Por su capacidad de contar en pocas palabras. Creo que tiene la dimensión justa para poder leerla entera. Por aprovechar el trabajo también para impresión en un formato original.
Una de nuestras Memorias Anuales online favorita hasta la fecha, la de la ONG Médicos sin Fronteras. Porque se pasaron hace tiempo a este formato, porque la lectura es intuitiva y apetecible.
ONG Charity:Water. Como no, siempre como ejemplo. ¿Por qué la he elegido? Porque a mi me vale con esta información. ¿Y a ti? Y seguro que es más difícil concretar tanto que explicarlo todo.
