Si en octubre te dimos 5 consejos sobre cómo organizar tu formación y talleres online de una forma algo más general, hoy te traemos 6 puntos concretos sobre temas más técnicos y de accesibilidad que deberías tener en cuenta si organizas eventos online para tu ong.
1.Configuración inicial – Preparación y detalles del evento online
Para empezar, es importante que tengas una visión completa sobre cómo va a ser todo el evento para conocer los requisitos de la herramienta que vayas a utilizar.
En nuestro caso, durante los últimos meses hemos trabajado mucho con Zoom y estas son las cosas más importantes que tuvimos que tener listas para realizar la configuración inicial:
- Cantidad de asistentes que esperamos. Para así elegir el plan adecuado, y realizar la programación de las sesiones en Zoom en modo webinar. Siempre utilizando la opción de dos anfitriones, la entidad que realiza el evento y quienes desarrollan la parte técnica.
- tipo de evento” y que dijera que tienes que tener claro cómo se va a desarrollar el evento, si es participativo, expositivo, si necesitas hacer grupos, etc
- La duración será configurada según una escaleta que hemos tenido que diseñar antes.
- Inscripción al evento: Manual o automática.
Nosotras hemos realizado varios seminarios web con zoom durante el mes de diciembre y en su configuración, puedes requerir registro previo o la inscripción puede estar desactivada para que los asistentes se unan con solo hacer clic en un enlace a la hora del seminario web.
Además, en el caso de requerir inscripción, recuerda que las preguntas de inscripción pueden ser personalizadas, algo genial para recabar aquellos datos que te interesen más de los asistentes. Respecto a la inscripción: tienes dos variantes interesantes:
- Hacer un seminario abierto. Durante el mes de diciembre colaboramos con la ONG Amapase en la digitalización de su ….. (poner evento.) Se trataba de un seminario abierto cuya finalidad era, además de divulgativa, de visibilidad de esta asociación, Por ello, requería de un registro previo en el que configuramos dentro de la herramienta los datos que queríamos guardar para, además de los envíos posteriores de agradecimiento, poder enviar más adelante invitaciones a otros eventos. Puede ser una manera, además, de mantener su interés vivo y generar una nueva oportunidad de contacto.
- Hacer un evento cerrado. También hemos colaborado recientemente con la Federación Española de Ataxia en la organización de diferentes encuentros online. En el último de ellos, existían diferentes procesos de aprobación dependiendo de si la persona era socia o no de la entidad. Por eso decidimos configurar la aprobación manual. Una opción algo más lenta, pero más adaptada a las necesidades.
También te avisamos que puedes hacer integraciones con pasarelas de pago en el caso de que en tu evento se vaya a cobrar inscripción. Zoom, por ejemplo, te permite integrar la inscripción con PayPal de manera sencilla.
Ejemplo de inscripción personalizada
- Como tendrás que realizar pruebas en Zoom con sesiones previas para organizadores y ponentes, no olvides: habilitar una sesión de práctica. Esto es fundamental activarlo en la configuración inicial, te permite entrar en el enlace del seminario tantas veces como quieras para:
- revisar los materiales de presentaciones por ejemplo (PowerPoints, vídeos, audios).
- Verificar las condiciones de conexión y situación online con oradores, etc.
- comenzar el seminario en privado el día del evento junto con todos los panelistas, sin que el seminario esté aún abierto. De esta manera el enlace no cambia y puedes estar preparada antes de hacerlo público.
2. Configuración de las cámaras: lo que se ve. Interpretación de signos
En la mayoría de aplicaciones de videollamadas que se utilizan para los eventos online debemos configurar con antelación las opciones de las cámaras, tal y como hemos comentado en el punto anterior. Si tu evento va a ser grande, por ejemplo, en el caso de AMAPASE hubo 222 personas inscritas, lo mejor es dejar las cámaras de las asistentes apagadas y dar permisos a las ponentes y otras figuras para que las enciendan.
Durante las jornadas de parentalidad, duelo y mediación de AMAPASE las personas asistentes tuvieron a su disposición interpretes de lengua de signos. También para ellas hay que permitir, claro está, que tengan la cámara encendida. Después, para la visualización, hay opciones según la herramienta que utilices. Por ejemplo, Zoom nos permitía fijar la pantalla del ponente y de la intérprete de lengua de signos para hacerlo más accesible.
Recuerda que es importante que las intérpretes deben conocer el tiempo total del evento se van turnando cada 20 min. Por ello, deberás estar pendiente para fijar las cámaras, sobre todo si se comparten pantallas o presentaciones.
Si quieres ponerle un fondo virtual a tu seminario te dejamos este vídeo donde te explica como hacerlo tanto en Zoom, Meats o Teams. En el caso de zoom deberás configurar en las opciones avanzadas de compartir pantalla. Una opción muy sencilla pero realmente vistosa y diferente.
3. Traducciones e idiomas
La realización de los eventos online nos permite contar con ponentes de otros lugares del mundo con mayor facilidad que en un acto presencial. Esto es una ventaja, pero, al mismo tiempo, supone un reto en cuanto a la configuración técnica y en la organización debes contar con una intérprete del idioma que haya utilizado anteriormente la herramienta elegida.
No sólo debes configurar esta opción de idiomas mientras creas tu evento, sino que deberás activar la interpretación también el día del evento, por tanto, resérvate unos 10 minutos para esta tarea.
Las grabaciones en la nube de sesiones con interpretación solo incluirán el audio original de la reunión o el seminario web, no las traducciones. Las grabaciones locales de sesiones de interpretación graban cualquier audio que pueda oír la persona que graba, pero no varios canales de audio. Por eso, recuerda configurar dos grabaciones: la general en la nube y una local con el canal de la traducción para que se te guarde en ambos idiomas.
También es importante que los ponentes tengan actualizada la última versión de zoom, ya que si no puede darte problemas a la hora de iniciar la función de interpretación.
Las asistentes pueden seleccionar un canal de audio para escuchar su idioma.
4. Cargar preguntas de inicio y cierre fomenta la participación
Como ya te comentamos en nuestro post con 5 consejos para organizar tus eventos online, debes tener en cuenta que “en remoto es más difícil transmitir emociones, gestionar personas, modular sensaciones”. Por tanto, nos parece muy recomendable utilizar herramientas más interactivas que te permitan conocer la opinión de las asistentes. En Zoom tienes esta herramienta integrada, pero también puedes llevarla a cabo con herramientas externas.
Esto sirve para generar interacción, activar a tu audiencia para que se sientan parte del evento, tanto antes como después. Pero, además te aporta datos, para tus informes o memorias posteriores.
En el evento de Amapase, que fue abierto, nos interesaba conocer cuántos de los asistentes eran profesionales, y cuántos particulares. Aunque este dato quedaba registrado en los formularios de inscripción que descargaríamos después del evento, queríamos saberlo el día del evento. Así, las ponentes sabrían el tipo de público en el momento de la ponencia. Ya sabes que en los eventos online las personas registradas suelen ser más que las asistentes, casi siempre.
Además, puedes usar la herramienta en la valoración final, haciendo preguntas sobre la satisfacción o calidad de los contenidos.
Con Zoom, los resultados de estas votaciones se pueden descargar en los informes finales.
5. Check list de tareas
Prepara una lista con todas estas tareas para hacer antes y durante del evento. No sólo te ayudará a que no se te pase algo importante, sino que también te servirá para conocer cuántos recursos/personas, necesitas para el evento.
Tu lista podría ser algo tipo esto:
6. Infomes
Según las herramientas que utilices podrás extraer los datos de una forma u otra. Aunque los datos que no pueden faltar son estos:
- Número de inscritos
- Número de asistentes
- Grabación del vídeo de la sesión, de principio a fin, con variedad de pistas.
- Descarga de las aportaciones por chat y preguntas a panelistas.
Con zoom estos informes se descargan tras finalizar el evento de manera muy cómoda, mediante hojas de Excel y esto es algo que ahorra mucho tiempo.
Estos eventos tienen mil opciones por lo que para sacarles todo el partido debes organizarlos bien desde el principio y aprender los pormenores del uso de la herramienta, es decir la parte técnica.
En los seminarios web, el foco de atención se centra en el presentador o los ponentes. Los asistentes acuden a escuchar y aprender, y formulan preguntas al final. Por debes conocer las configuraciones profundas de la herramienta que vayas a utilizar.
El mayor objetivo de un evento online es que los participantes y la audiencia no noten el aspecto técnico y que solo se fijen en la calidad de los contenidos.
