Conoce todo lo que WhatsApp puede ofrecer a tu ONG.

Uno de los valores por los que se ha caracterizado siempre el Tercer Sector ha sido por su trato cercano y humano con las personas, algo para lo que actualmente nos podemos aprovechar de las distintas funciones que ofrecen las redes sociales. Ya sabemos mucho sobre cómo hacerlo en aplicaciones como Facebook, Instagram, Twitter e incluso TikTok, pero ¿sabes en qué puede ayudar WhatsApp a tu entidad?

1. Diferencias entre WhatsApp Business y WhatsApp Business Platform

Cuando hablamos de WhatsApp como herramienta de trabajo estamos hablando de WhatsApp Business, una aplicación que hasta hace muy poco estaba disponible solo para grandes empresas. La apertura de este canal a todo tipo de entidades permite crear un nuevo flujo de comunicación con públicos de diferentes perfiles.

Antes de pasarte a explicar las funciones que puedes desarrollar en la aplicación, es importante que sepas diferenciarla de la plataforma. WhatsApp Business está más enfocado a entidades que necesitan comunicarse personalmente con sus públicos, mientras que WhatsApp Business Platform no es una aplicación como tal, sino una interfaz de lenguaje de programación que permite comunicarse a gran escala y que se puede integrar con otras herramientas tipo CRM.

2. ¿Por qué incluir WhatsApp Business en nuestra ONG?

  1. Tener una comunicación más personal y cercana

La confianza es una de las cosas que más nos cuesta ganar, pero que más fácilmente se puede perder, y de eso sabe mucho el Tercer Sector. A la hora de captar personas socias y seguidoras, las ONG deben mostrar que son espacios seguros y transparentes en los que se cumple con lo que se dice representar y con lo que la ciudadanía espera de ellas. Para poder dar a conocer que realmente esto es así las organizaciones se sirven de diferentes canales y plataformas, distintos formatos y una amplia variedad de publicaciones, pero WhatsApp Bussines puede hacer aún más personal y cercana esa comunicación.

2. Poder acceder a nuestros públicos estén donde estén

Si ahora mismo piensas en cómo te relacionas diariamente con tu círculo más cercano, seguro que WhatsApp es una de esas herramientas que primero viene a tu cabeza. Esta app de mensajería es un canal muy personal en el que interactuamos de persona a persona y de manera directa, esto va a servir a las ONG para llegar a las personas de manera más rápida y sencilla y sin importar el lugar ni la hora, pues es un canal que siempre nos acompaña y que siempre tenemos “abierto”. Ojo, debes siempre primar el respeto a las personas y el sentido común respecto a la frecuencia y horarios… o puedes conseguir un efecto perverso.

Además, al pertenecer al mismo grupo que Facebook e Instagram, vamos a poder hacer clic en WhatsApp desde estas aplicaciones. Todo esto nos va a servir tanto para atraer personas a otros canales como para reenganchar a las ya existentes.

3. Utilizar la herramienta que está más extendida

Además, también es importante recordar que no es una aplicación nueva para nuestros públicos. Un estudio publicado en ARD/ZDF reveló que en el año 2021 el 70% de la población mundial utilizaba WhatsApp de manera diaria, mientras que esta cifra alcanzaba el 81% si hablábamos de uso semanal. Además, esta aplicación de mensajería instantánea ocupó el tiempo de personas de todas las edades: aunque se reduce el tiempo de uso según aumenta la edad, el 53% de las personas mayores de 70 años también la utilizó semanalmente. Es decir: tienes la posibilidad de usarla con diferentes públicos objetivos con la seguridad de que están ya usándola.

4. Aprovechar funcionalidades que no ofrece la versión para particulares

Whastapp Business tiene funciones específicas para entidades: Respuestas rápidas, etiquetas para organizar los contactos según su perfil, respuestas automáticas, catálogo… y, sobre todo, la posibilidad de usarlo desde diferentes dispositivos de tu entidad con un mismo número.

Así que, si tu entidad ya usa Whatsapp para comunicarse con sus personas, pero está utilizando la versión para particulares, seguro que en seguida encuentras grandes ventajas.

3. ¿Para qué podemos usarla?

Con esta aplicación podremos iniciar conversaciones con beneficiarias, donantes o socias potenciales, enviar enlaces e información inmediata, vamos a poder crear anuncios, dar visibilidad a productos de nuestras tiendas solidarias, a servicios o eventos…así que son muchos los usos que podemos darle:

1. Para informar de nuestros servicios, proyectos o actividades

WhatsApp Business nos va a servir también para que nos conozcan mejor y lo hagan de manera rápida y sencilla. Nuestro perfil en la aplicación se puede personalizar, podemos incluir los proyectos en los que estamos trabajando, enlaces de interés, diferentes ubicaciones que sean de utilidad…

Además, a través de la app podremos enviar notificaciones y mensajes relevantes y oportunos a personas que hayan decidido participar en algún tipo de actividad de nuestra entidad o que hayan modificado alguna de sus suscripciones. Este tipo de mensajes son atemporales, los van a poder leer cuando tengan tiempo y no les vamos a importunar como si les hiciéramos una llamada. Con este tipo de envíos también se fomentará la participación y el conocimiento de la organización a través de recomendaciones y actualizaciones de distintas temáticas.

Asimismo, esto te permite hacer un seguimiento a las personas a las que envías la información, ya sea de forma personal, en grupos o a través de difusiones. Solo tienes que seleccionar el mensaje, ir a información y ver a qué personas les ha llegado el mensaje y quiénes lo han leído. De manera más práctica también podrás etiquetar y crear nuevas etiquetas, por ejemplo, para campañas o diferentes grupos.

2. Atención a las usuarias o a la base social

Tendremos la oportunidad de ofrecer un servicio de atención eficaz y fluido a través de conversaciones online. De este modo, mejoraremos la satisfacción y reduciremos los costes, ya que también tenemos la opción de crear un apartado de preguntas y respuestas rápidas que se enviarán de manera automática y que resolverán los problemas más comunes.

Si vamos más allá y lo que necesita la persona es concertar una cita o una conversación con alguien de nuestro equipo, también existe la posibilidad de crear un espacio en el que las usuarias pueden ver la disponibilidad de la entidad y reservar su cita. Una vez concertada, la propia aplicación enviará un correo de confirmación tanto a la persona interesada como a la persona del equipo.

3. Si buscamos vender

Por ejemplo, vamos a poder crear experiencias de compra de nuestra tienda solidaria dentro de las propias conversaciones, lo que nos permitirá incrementar las ventas. Además, podremos personalizar los mensajes y conocer más información, ya que al tener acceso a toda la conversación que hemos tenido anteriormente podremos conocer más sobre la persona y en el futuro dirigir una venta hacia algún tema más concreto.

También podemos enviar directamente nuestro catálogo. Entra en la conversación, dale al más (+) y elige la opción de compartir tu catálogo. Elige el producto o servicio a compartir y se enviará como enlace toda la información que previamente has configurado en tus servicios de WhatsApp Business. Una acción fácil, rápida y directa.

4. ¿Cuánto costaría esto a nuestra organización?

WhatsApp Business es una aplicación totalmente gratuita tanto si la descargas desde Android como desde iPhone. Al igual que en la aplicación que usamos a nivel personal, esta variante más enfocada al ámbito de las empresas y entidades también nos permite el envío de mensajes, archivos, enlaces y documentos a todas aquellas personas que queramos sin ningún tipo de limitación ni coste.

Esta característica es una cualidad importante que hay que valorar en el momento de sumergirnos dentro de esta aplicación, ya que no nos va a suponer ningún coste económico adicional.

5. ¿Por dónde empezar?

Ahora que ya conocemos cómo funciona WhatsApp Business y qué puede aportar a nuestra organización es el momento de comenzar con su implantación. Para ello, te traemos cuatro pasos que te guiarán en este proceso:

• 1: Descarga la aplicación WhatsApp Business en el dispositivo que vayas a utilizar para comunicarte con tus públicos.

• 2: Nuestra entidad pasa por el flujo de incorporación donde debe registrar un número de teléfono y, posteriormente, configurar un servidor web para recibir Webhooks para los mensajes entrantes.

• 3: Configura el perfil, personalízalo, añade toda la información que creas necesaria y prepárate para comenzar a interactuar con tus públicos. Una vez ya estés lista, puedes empezar a añadir contactos, ya sea cargándolos directamente desde la libreta de tu dispositivo o, por ejemplo, añadiéndolos desde un Excel, un correo u otro tipo de archivo.

Lo importante es que no olvides que cuando usas esta aplicación eres tú quien administra los contactos guardados, por tanto, eres la persona a cargo y debes tener muy en cuenta los fundamentos legales necesarios para tratar tus contactos, independientemente de que sea un contacto por necesidad contractual, interés legítimo, consentimiento u otros fundamentos legales correspondientes descritos en el artículo 6 del RGPD. Si quieres conocer más, entra en ayuda de WhatsApp.

• 4: La entidad empieza a enviar y recibir mensajes a través de los Webhooks configurados. No olvides estar atenta a este canal y resolver en el menor tiempo posible las cuestiones que te vayan planteando, es importante que dejes muy claro el horario de atención, sino puede que termines respondiendo mensajes fuera del espacio laboral.

Ahora que ya eres consciente de todo lo que WhatsApp puede hacer por tu entidad, da el salto a este canal y prueba todas las opciones en las que te puede ayudar.

No olvides que para que la conexión sea más cercana y humana debes poner corazón, esto la aplicación no lo puede hacer por ti.

Cuéntanos si tu entidad ya está dentro de WhatsApp Bussines y en qué te está ayudando esta aplicación.