Cómo utilizar el Social Media para promocionar los eventos de tu ONG

por Sandra Jiménez

25 09 2015

4 consejos para promocionar los eventos de tu ONG

Si te estás preguntando cómo puede el social media ayudar a promocionar los eventos de tu ONG, aquí tienes algunas ideas para hacerlo.

Existen muchas maneras creativas para generar engagement  y promoción para tus eventos. También hay unas reglas básicas que aportan coherencia y lógica en todo el proceso desde que se comienza a preparar el evento hasta su finalización. Y cómo no, si lo hacemos como debe hacerse, esto se traducirá normalmente en una mayor asistencia de público al mismo, algo que todos no sólo las ONG desean cuando preparan un evento. Empezamos…..

1. En Facebook, usa “eventos”, anuncios y call to action para dar difusión y llegar a nuevas personas.

Para invitar a tu comunidad de Facebook a que asista a tu evento tienes, ya sabes, una opción específica dentro del panel de administración de las páginas (que se llama precisamente “eventos”).  Esta opción resulta ideal como medio promocional, ya que permite explotar muchas opciones que una simple publicación en el muro no lograría: por ejemplo, controlar aforo, mandar recordatorios a todos los miembros del grupo recordándoles cuándo es el evento y conseguir una mayor viralidad cuando nuestros fan compartan con sus conocidos o interactúen con el evento.

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Facebook también te puede ayudar, por un módico precio, a promocionar tu evento entre personas que actualmente no forman parte de tu comunidad. Para ello, utiliza los anuncios de Facebook, que tienen opciones específicas para este tipo de contenidos, y te ayudarán a lograr una gran difusión adicional. Los anuncios para generar respuestas a eventos pueden crearse tanto en la herramienta de creación de anuncios como en el editor múltiple, y están a disposición de propietarios de páginas de todo el mundo.

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Si tu evento tiene la suficiente relevancia y entidad, también tienes la opción de crear una página para el propio evento, como hace Manos Unidas en su campaña “24 horas que mueven el mundo”: https://www.facebook.com/24horasmanosunidas

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Finalmente, ten en cuenta que la opción de “eventos” de Facebook no solo te ayudará en la promoción de tu acto, sino que puedes utilizarlos para hacer crecer tu comunidad o afianzar la relación con quienes ya te conocen. Cuando se acerque el gran día, no te olvides de enviar recordatorios a animar a la gente para confirmar su asistencia en la página del evento. Debemos revisar nuestra página del evento Facebook regularmente para responder a las preguntas, compartir consejos y eliminar el spam. Además, es importante que pensemos la estrategia que realizaremos en Facebook, teniendo en cuenta que los eventos suelen generar picos de nuevos seguidores en las organizaciones. Una vez finalizado el evento, debemos pensar en la estrategia de seguimiento, si sumamos muchos seguidores nuevos quizás vamos a tener que mostrar quiénes somos, compartir videos institucionales sobre nuestra organización o información básica para comenzar a afianzar el vínculo con estas personas que recién nos conocen.

Todo esto… sin olvidarte de sacar el máximo partido a todas las opciones de Facebook, como actualizando nuestra foto de portada para mostrar el evento o utilizando las llamadas a la acción (CTA) en esta foto de portada o en los anuncios que crees.

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2. En Twitter: un buen hashtag, conversación constante y herramientas de apoyo.

No cabe duda que twitter es un medio idóneo para la difusión de un evento. Entre sus usos más comunes, desde el principio, ha estado la difusión y retransmisión de eventos y el propio canal nos ofrece consejos y oportunidades para su uso y rentabilidad a la hora de publicar nuestro evento.

El primero y básico será crear un hashtag unificado para su uso en todos los canales sociales. Crear, utilizar y comercializar  nuestro hashtag de eventos específicos nos permitirá reconocer nuestro evento, identificarlo y posteriormente realizar mediciones. Es importante que el hashtag sea algo sencillo de recordar y nuevo. Debemos comenzar a utilizar este hashtag con suficiente antelación a las fechas de eventos y debe ser incluido en todo: Cada imagen digital que se crea, cada post o noticia de difusión, nuestra firma de correo electrónico… En cualquier lugar que se pueda imaginar, ¡compártelo!

Tratar de viralizar el registro de las personas en el evento nos puede ayudar a lograr también una mayor difusión, visibilidad y dinamismo: Para los asistentes, por ejemplo, canalizar su entusiasmo, proporcionando un botón de compartir de inmediato un tweet o post cuando aterrizan en nuestra página de agradecimiento después de registrarse. Consejo: ClickToTweet hace que sea súper fácil crear un sencillo tweet, pre-diseñado.

Como en el caso de Facebook, puedes utilizar publicidad en Twitter. Si te interesa el tema, puedes despertar tu creatividad consultando  algunas historias de éxito como la de American Foundation For Equal Rights

Durante el evento

  • podríamos utilizar algunas de las herramientas que existen para seguir hashtag, os dejamos algunas de las gratuitas como Visibletweetscom, Twitterfontana.comTweetwally.com, y cómo no Storify, aunque lo más sencillo es realizar el seguimiento del evento desde Twitter o Hootsuite Tweetdeck
  • Si informamos minuto a minuto es muy posible que esto nos ayude también a sumar nuevos seguidores. En cuanto a qué tipo de contenidos debemos trasmitir, lógicamente el desarrollo del evento, el programa según se vaya sucediendo, pero también podemos subir imágenes y vídeos para que todos los usuarios que no hayan podido asistir se puedan sentir partícipes en cierta medida, generando así mayor empatía. Es importante también estar atentos y contestar, no solo contar lo que está pasando, sino también mostrar que nos interesan los usuarios: seguir la conversación, responder sus preguntas, tuitear las aportaciones de las personas asistentes….

Una vez finalizado el evento es importante analizar su repercusión en Twitter, y esto se hará también con cualquiera de las herramientas que existen, gratuitas o de pago, aquí os dejo una lista elaborada por 40defiebre . También podemos utilizar estos datos para crear información relevante e sobre el resultado del evento, participación, conversaciones más interesantes… todo ello nos dará más visibilidad además de conseguir que se siga hablando de nuestro evento días después del mismo.

3.Imágenes, podcast y vídeo para diferentes momentos del evento.

El hecho de proporcionar una variedad de soportes multiplicará las posibilidades de compartir tu evento y lo hará más atractivo para más personas. El tipo de material y el momento para compartirlo irán unidos entre sí y dependerán de lo creativo que quieras ser y de las plataformas que estés utilizando. Aquí os dejamos algunas ideas sobre materiales y formas de usarlos:

  • Utiliza imágenes para promocionar y difundir el evento de tu ONG,

Puedes crear

  • imágenes con el nombre y datos básicos del evento
  • carteles con el programa
  • imágenes con citas o conceptos clave

o rescatar una serie de imágenes para promocionar cada vez que hables de tu evento.  Por ejemplo, si ya hiciste eventos parecidos, aprovecha los materiales anteriores, fotos divertidas de la preparación, imágenes de las personas asistentes, de los ponentes, etc.

Cuando trabajes las imágenes del evento, es muy importante que tengas en cuenta el tamaño y calidades: En primer lugar, porque las diferentes plataformas de medios sociales utilizan varios tamaños de imágenes. Haremos tantos diseños adaptados como redes sociales donde tengamos previsto promocionar nuestro evento. Algunos ejemplos serían: Gráficos cuadrados funcionan bien en Instagram, Facebook y Google+. Gráficos rectangulares para  tweets y también pueden ser utilizados como imágenes de Facebook gráfico abierto. Aquí os dejo una pequeña ayuda: Lista de mediadas de tamaños para Facebook, Twitter y más.

En segundo lugar, porque no solo puedes usar imágenes en redes sociales, sino que podrías crear banners para web de socios o medios de comunicación, imágenes para la firma de tus emails,  etc.

3.2. Genera Podcast. Es una manera de crear un buen contenido que sea valioso para todos, y no está demasiado explotado.  Puedes hacer un podcast simplemente entrevistando a alguno de los ponentes o expertos  antes  de la celebración (a él o ella le das visibilidad y al público le das razones para acudir al evento – escuchar más a esta persona). También puedes mencionar otras entrevistas sobre temas interesantes o ligados a la temática de nuestro evento, mostrando así su experiencia e influencia.  Como consejo para la entrevista, en caso de decidirte a realizarla, NO hables del evento de ninguna manera. En lugar de eso céntrate en explorar la experiencia del ponente y crear contenido de calidad. Al final del podcast, menciona que los oyentes podrán encontrar al entrevistado en directo en tu evento.  Y, por supuesto, también grabarlos durante el acto en sí para utilizarlos después.

  • También los vídeos son materiales muy interesantes para compartir, generar interés y aumentar la participación. Algunas ideas:
  1. Vídeos en los que se compartan historias de cómo se está desarrollando la preparación del evento: cuando vamos a ver la sala, probar el audio, contando inscripciones, posibles errores… Siendo real, podemos generar empatía e interés.
  1. Puedes utilizar la emisión de nuestro evento en streaming, lo que permite ampliar de forma significativa la presencia online, y por lo tanto los niveles de audiencia del contenido. De esta forma, con una campaña de difusión eficiente y realizada con anterioridad, podrás tener una cantidad significativa de personas disfrutando de la emisión, sumándose a los que verán el evento en diferido.

Cuando apoyamos a ACNUR en el Día Mundial del Refugiado utilizamos la plataforma de Agora News  para emitir en directo la mesa redonda con representantes. Así mismo puedes mantener este video cargado en tu web indefinidamente mientras te interese como una documentación de interés

3.  Crea un vídeo de 15 segundos para Instagram en el que des la bienvenida a las nuevas personas y apreveches para invitarles al evento. No hacen falta grandes producciones, con un móvil y un buen audio, vale.

  1. Es también una buena posibilidad el crear un Highlight Reel de eventos anteriores, una especie de sinopsis con vídeos. Podemos asegurarnos de darle visibilidad a aquellos que realizan los comentarios, si alguien lo ha hecho. A la gente le encanta ver sus comentarios y utilizan a menudo y comparten este tipo de imágenes.
  2. ¿Y un Vine? Con la aplicación de Vine puedes grabar vídeos de 6 segundos, (Vine es el Instagram de vídeo) y le das un aspecto moderno y “molón” a tu evento.
  3. Por último y para estar a la última tendremos que valorar Periscope, una app de Twitter, que permite compartir fácilmente lo que tengamos delante en forma de vídeo. Se utiliza para emitir videos en directo. Una vez termina la emisión, una repetición en formato de vídeo puede verse hasta 24 horas después, en cuyo momento caduca automáticamente. Durante ese tiempo también puede añadirse comentarios y corazones.

Puedes, por ejemplo, plantearte poner en Periscope una serie de videos en directo sobre la organización misma del evento, cómo lo estás preparando, los permisos y localizaciones, los voluntarios que te ayudan, la pegada de carteles, etc.

4.“Abusa” de los ponentes, influencer y personas clave para promocionar tu evento

Cuando estés preparando tu evento, diseña un plan para que las personas y entidades que vayan a participar (ponentes, organizadores, financiadores, etc.) formen parte de la estrategia de difusión. Y sé lo más creativo y ambicioso que puedas. Trabájatelo. Lo más probable es que seleccionases a los ponentes e influencers de tu evento porque son líderes de opinión en sus campos o su gran experiencia. Por tanto, esta gente también te puede dar la oportunidad de:

  1. Crear contenidos que compartir:

¿Qué mejor manera de destacar el calibre de talento en nuestro evento que mediante una entrada en el blog de cada experto?

También puedes pedirles que graben un testimonio en vídeo (antes o durante el evento) que luego puedes utilizar según los consejos del apartado anterior o un podcast.

Si tienes su permiso, puedes utilizar su imagen  haciendo una composición con una frase que haga referencia a su experiencia y conocimientos y difundirla en tus medios destacando que participará en tu acto.

  1. Difundir los contenidos:

Reenvíales todos los materiales para que los difundan entre sus contactos.

Localízales en Twitter, si tienen cuenta, y asegúrate de mencionarles cuando des difusión al evento, para que a su vez participen desde sus cuentas. Anímales a que tuiteen. También tú, estate atento al material que estas personas producen y comparten por su cuenta y redifunde, apóyales, menciónales.

Pedir a nuestros influencers este tipo de colaboraciones tiene varios beneficios:

  • Ellos se sentirán apreciados cuando se les brinde la oportunidad de mostrar sus conocimientos a su público.
  • Los posibles asistentes obtienen una vista previa del excelente contenido compartido en su evento.
  • Este tipo de mensaje es a menudo uno de los más compartidos.
  • Una entrada en el blog con los influencers/ponentes del evento no tiene que “vender” el mismo para ser una herramienta de marketing eficaz. También te ayudará a posicionar tu organización, a mejorar tu SEO, a atraer nuevas personas…

Estas son sólo algunas recomendaciones que os pueden ser útiles para promocionar vuestro evento y que espero que os sirvan, pero os animo a investigar sugerencias e ideas en diferentes blogs y webs, os dejo una pequeña lista al final, además de inspirarte en eventos de otras ONG como los que os hemos puesto al principio del post y otros que son fuente de inspiración y un buen ejemplo de cómo promocionar los eventos de tu ONG.

Recursos:

http://blog.ticketea.com/index.php/2011/01/diez-consejos-basicos-para-organizar-un-evento-para-tu-ong/

http://www.solucionesong.org/posts/622

http://www.captio.net/blog/las-mejores-estrategias-para-promocionar-un-evento-corporativo

http://www.marketingconredessociales.com/aprende-como-promocionar-tu-evento-en-social-media/

comunicaendigital.blogspot.com.es

Nuestros post sobre el uso web de las imágenes en las ONG:

Imágenes en los contenidos de tu ONG (I): Conseguirlas

Imágenes en los contenidos de tu ONG (II): optimizarlas para web

Imágenes en los contenidos de tu ONG (y III): Difundirlas

El uso de las imágenes en la estrategia de contenidos de las ONG: tres ideas

Guía Rápida para que tu ONG se inicie en Vine (o no)

Publicado por: Sandra Jiménez Lloret  y Virginia Moraleda

Sandra Jiménez
Medios y abastecimiento

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