Canales de comunicación interna para tu ONG: recomendaciones de buen uso y errores frecuentes.

En post anteriores de este blog ya hemos dedicado varios contenidos a destacar la importancia de la comunicación interna para las ONG y a ayudarte a gestionarla y a planificarla. En esta ocasión queremos centrarnos en cómo mejorar el uso de 6 de los canales más utilizados comúnmente para llevar a cabo la comunicación interna.

La comunicación interna es uno de los factores clave que influyen en la motivación de las personas de una organización ya sean contratadas, voluntarias, personas de la junta directiva, familias… A la vez, la productividad de una entidad está muy ligada a la motivación de quienes trabajan y colaboran en ella. ¿Sabías que la productividad en organizaciones con empleadas conectadas mejora entre un 20-25%?

Además de mejorar la motivación de los públicos internos de una ONG, una buena comunicación interna aumenta el grado de compromiso y el sentimiento de pertenencia a la entidad, rebajando la tasa de rotación de personal y evitando así la fuga de talento. Las estadísticas dicen que las organizaciones con una excelente comunicación interna son 4 veces más propensas a tener altos niveles de compromiso interno.

Con estos datos sabemos que ya estás convencida de la importancia de la comunicación interna y de su valor, pero si te quedan dudas sobre por qué tu ONG debería prestar más atención a la comunicación interna, lee más sobre ello.

Dicho esto, ahora las preguntas que te queremos ayudar a responder son ¿qué herramientas y canales utilizar para lograr una buena comunicación interna? y ¿cómo utilizarlos de manera efectiva? Vamos a verlas.

1. Correo electrónico o e-mail

El e-mail es una de las herramientas de comunicación interna más efectiva, pero también de las más utilizadas. Por eso es importante utilizarla con cuidado para no sobrecargar de información. Marcar internamente pautas de uso pueden aumentar su efectividad y evitar abusos y sobrecarga::

• Utilízalo para enviar mensajes cortos y precisos.
• Puede ser un poco impersonal, por lo que es recomendable utilizarlo para temas más específicos que no involucren a toda la organización, sino solo a un grupo de personas.
• Redacta mensajes claros, que aporten información concreta o recuerden información de interés.
• El asunto del e-mail ha de ser claro y concordante con el tema del correo. En este sentido, evita usar cadenas anteriores para responder sobre temas diferentes.
• Copia solo a las personas involucradas.
• Deja el mensaje abierto para preguntas o comentarios que favorezcan una comunicación bidireccional. Por ejemplo: “estamos disponibles para cualquier duda”, o “en caso de dudas contactar a…”, o “agradecemos sus comentarios”.
• Evita mandar correos diferentes hablando sobre el mismo tema. Responder siempre sobre la misma cadena, respondiendo con copia a quienes corresponda.
• No lo uses si el tema es urgente o requiere respuesta inmediata.

2. Boletines

Los boletines permiten estar al día de las actividades y noticias que están sucediendo en la organización. Su uso es muy positivo para crear pertenencia. Algunas recomendaciones de uso son:

• Comunica temas de interés general como: noticias, celebraciones, formaciones, nombramientos, encuestas, etc.
• Utiliza diseños atractivos que incluyan elementos institucionales como el logo, colores, tipografía, etc.; siguiendo el mismo formato y estilo similar entre un boletín y otro. Es muy útil utilizar una plantilla pre-diseñada con este fin.
• Establece una periodicidad para estos boletines, haciéndolo algo esperado por los públicos internos de tu entidad.
• Siempre tu mensaje debe ser concreto, sencillo y claro.
• Pero huye del estilo “noticia” y usa un tono más personal y motivador.
• Limita su uso para comunicar temas positivos, que motiven e involucren a las personas que forman parte de la organización.

3. Whatsapp

Hoy en día, su uso es bastante más informal, ya que para mensajería instantánea en las organizaciones se ha ido reemplazando por otras aplicaciones como Telegram, Teams o Skype. Puede ser un canal vertical si se usa como lista de distribución u horizontal si se usa como grupo.

Su uso se podría limitar a:

• Mensajes urgentes.
• Mensajes cortos que no precisan de un correo electrónico.
• Enviar fotos de algún evento institucional de forma inmediata.
• Si la organización no tiene otro canal de mensajería instantánea.
• También es frecuente como canal interno horizontal de carácter más informal para que las personas de la entidad compartan entre ellas información espontánea sobre la entidad.
• No lo uses si el mensaje requiere una respuesta de tus personas destinatarias que no afecte al resto, pues puede generar una cadena innecesariamente larga, que genere ruido y sature a muchas personas y deje “escondido” el mensaje principal.

4. Teléfono

Aun haciendo uso de nuestras recomendaciones para utilizar el correo electrónico de forma óptima, a veces una llamada telefónica es la mejor manera de evitar una cadena infinita de emails. La mayor eficacia de la comunicación hablada acelera muchas veces la resolución de los problemas. Para emplearla correctamente mediante una llamada de teléfono te dejamos estas recomendaciones.

• Su uso debe ser limitado y puntual, ya que sino puede generar sensación de control o agobio.
• Es recomendable recurrir a una llamada telefónica cuando se requiere inmediatez en la respuesta o en resolver un tema.
• Si no es importante ni urgente, mejor enviar la información por algún canal escrito.
• También es recomendable para algún tema sensible, personal o que requiere comentarios a medida que se va planteando.

5. Reuniones

Las reuniones pueden ser el canal más efectivo si se quiere transmitir una información a un grupo al mism tiempo, asegurar su buena comprensión o resolver a través del debate una toma de decisiones. Sin embargo, también pueden ser canales inoperativos si no se les dota del funcionamiento o contenidos apropiados. Te dejamos algunas recomendaciones, ya sea para reuniones presenciales o virtuales:

• Convoca a las  reuniones solo para resolver temas concretos o para presentar un proyecto/tarea en concreto, cuando sea necesario.
• Convoca solo a quienes estén involucradas en el tema.
• Es recomendable que quien lidera la reunión prepare un orden del día con los temas que se van a abordar. Es importante compartirlo antes con quienes asistan a la reunión.
• Envía previamente detalles de la reunión: invitación por calendario, dirección/sala si es presencial. O plataforma/enlace si es online.
• Es importante respetar la puntualidad, ya sea de inicio como de término de la reunión.
• Utiliza algún sistema para reconducir temas paralelos que puedan surgir durante la reunión y así evitar que se alargue en exceso. Por ejemplo, si surge un tema que sea interesante, cortarlo y retomarlo para otra sesión específica.

6. Intranet

La intranet se vuelve una herramienta muy útil  en el momento de interconectar departamentos y facilitar el intercambio de información entre colaboradores de una organización. Algunas recomendaciones para utilizarla de forma eficaz serían:

• Al ser un espacio online y cerrado solo para públicos internos de una organización, facilita mucho los canales de comunicación. Si se mantiene un orden adecuado, es un espacio donde se podrían aglutinar varios canales de comunicación con distintos fines.
• Ordénalos por secciones o por temas, grupos y establecer el uso de cada uno.
• Es importante estar pendientes de los temas tecnológicos que implica una intranet: como por ejemplo cuidar que no quede obsoleta y sea funcional. También es importante que sea de uso amigable y evitar configuraciones complejas.
• Utiliza medición para conocer el uso real que se da a cada sección o tema y así podrás ir mejorando su funcionalidad.
• Ten en cuenta que una intranet puede tener espacios tanto verticales como horizontales. Delimita bien la participación que se permite y busca y encarga a personas concretas la responsabilidad de alimentar, moderar o vigilarlas.

Esperamos que este post te haya ayudado a reflexionar sobre tus propios canales de comunicación interna y cómo los estás usando.

En SocialCo pensamos que para las ONG el entorno laboral en el que las personas desarrollan sus tareas debería ser una prioridad, tal vez más que para ningún otro tipo de organizaciones. Por eso es fundamental tener unas pautas claras que aumenten su eficacia y utilidad. Aunque, ya sabes, siempre te recomendamos que la mejor forma de lograr esa eficacia es un plan de comunicación interna para tu ONG.