Cinco consejos para organizar tus eventos online.

Aunque lo digital siempre ha estado en nuestro ADN, para SocialCo, como para el resto del mundo, el medio online es desde hace meses la única opción viable para organizar formación y talleres de trabajo. En este tiempo, muchas ONG nos habéis consultado o pedido ayuda para transformar vuestras formaciones y workshops y poder seguir llegando a vuestras personas beneficiarias como antes lo hacíais en lo presencial. Por eso, en este post quiero volcar algunas de las reflexiones en cuanto a organizar los eventos online y aprendizajes a los que hemos llegado ante la necesidad de reinventar gran parte de los proyectos con nuestros clientes.

Porque lo que funciona en persona, no funciona en lo online: Aunque parezca completamente obvio, puede que no lo sea tanto. Impartir formación no es tan simple como grabarte en video. Trabajar en grupos no es tan fácil como hacer salas en tu herramienta de video conferencia. Abrir el debate no es tan fácil como mirar a la gente a la cara y lanzar una pregunta… En definitiva, hemos aprendido que hay cuestiones que pueden hacer que tu evento online sea mucho mejor.

1. El tiempo va más lento

En webminars y formaciones online, recomendamos una duración máxima de 2 horas. Si necesitas más, repártelo en varios días. Ten en cuenta que tu público estará en un entorno en el que pueden entrar muchas distracciones. Posiblemente tenga su correo abierto, estará sentado en un espacio en el que si se levanta no molesta a nadie, puede atender el teléfono sin ser oído…

Así que piensa que el máximo de tiempo que le puedes tener concentrado en el evento es una hora y media, dos a lo sumo, y adapta tu contenido a este tiempo (sí, acorta las presentaciones, sienta menos gente en las mesas redondas, haz menos ponencias…).

2. Utiliza los antes y después

Pero, ¿y qué haces con el tiempo que no puedes meter en 2 horas? Algo muy bueno que nos proporciona lo online es que no necesitas tener al público reunido delante para poder hacer cosas con él todo el tiempo: También puedes diseñar actividades asíncronas.

Por ejemplo, en el caso de un taller, puedes enviar a los participantes con un par de días de antelación, junto al programa, una descripción de las herramientas que se van a utilizar y les puedes pedir breves tareas que se puedan realizar de forma individual. Algunas ideas:

• Pedirles que se presenten. Por ejemplo, puedes crear un panel en Padlet para que se vayan presentando en los días previos y luego hacer alusión durante los primeros minutos del evento. Así no tendrás que usar el tiempo en presentaciones online y harás una acogida más cálida.
• Breves instrucciones sobre las herramientas que vais a utilizar y qué deben tener preparado y hacer (consejos como si deben probar el micro, si vais a usar cámaras, etc.)
• Rellenar un breve cuestionario, por ejemplo, hecho a través de Google Forms, sobre sus expectativas del taller o formación, te puede ayudar a ajustar los contenidos de alguna manera.
• Presenta contenidos. Algo parecido a lo que se hace en los entornos educativos formales con las flipped classroom. Las presentaciones que en otros casos darías al principio del taller, las puedes ofrecer en los días previos mediante un vídeo, un pdf o cualquier otro formato, de forma que ya lleguen una idea de lo que se va a trabajar e ideas que han tenido de cocerse a fuego lento. Eso sí, deben ser productos que se puedan consumir en muy poco tiempo, porque, la vida, ya sabes, es siempre ajetreada.
• Pídeles que aporten ideas sobre un tema que luego se vaya a trabajar, de forma que lo podrás procesar previamente, agrupar… y luego ofrecer durante la sesión en otra forma más elaborada. Esto es una buena idea sobre todo para talleres, en los que no vas a tener tiempo en directo de agrupar ideas correctamente. Una herramienta muy potente para esto es Mural.

En resumen, se trata de dedicar la sesión a aquello que realmente tiene valor hacer en un grupo: pelotear ideas, imaginar soluciones y debatir con posturas informadas.

Ejemplo de tareas e instrucciones previas al taller

Estos ejemplos te pueden servir para abrir tus eventos online

Para después del taller puedes dejar:

• Las conclusiones.
• Las preguntas que no haya dado tiempo a responder.

Enviarlas a las personas asistentes junto al agradecimiento puede ser una manera, además, de mantener su interés vivo y generar una nueva oportunidad de contacto.

3. Combina grupos grandes y grupos pequeños

Si el objetivo de tu evento es compartir experiencias o producir conocimiento compartido, los grupos grandes no funcionan bien. Aprovecha el potencial de las herramientas, por ejemplo, la posibilidad de dividir un grupo grande en varios más pequeños (al estilo de lo que hacemos en talleres físicos cuando hacemos subgrupos de trabajo) para trabajar un aspecto concreto utilizando herramientas como las salas de grupo de Zoom. Así podrás trabajar de una forma cómoda y accesible.

• Los grupos deben estar preformados (tienes que saber quién va a ir a cada grupo con antelación) siempre que sea posible.
• A cada persona del grupo se le asigna un rol (moderar, buscar información, tomar notas, ser portavoz…) para que la participación sea más igualitaria.
• Si es posible, en cada sala, debe haber una persona de la organización para animar y controlar que todo va bien. Si no es posible, puedes ir “paseando” por las diferentes salas.
• El trabajo tiene que estar muy pautado y las herramientas de trabajo preparadas. Por ejemplo, puedes preparar un breve video de 2 minutos que ponga cada grupo con sus instrucciones, una plantilla de Google Docs para que recojan la información y otra en power point para que recojan las conclusiones.

4. Domina la herramienta, controla la secuencia

En lo online es aún más fácil pasar de una herramienta a otra. Piensa qué necesitas hacer y busca qué herramienta te lo proporciona.

En un evento online puedes querer simplemente permitir una conexión remota mediante audio o video, puedes o no necesitar inscripciones o pagos, puedes necesitar grupos de trabajo… Puedes buscar herramientas para compartir ideas, para chequear opiniones, para votar… todo es posible. Pero tienes que haberlo buscado, contratado, si es el caso, probado y ensayado. Tienes que saber que habrá gente a la que le cueste conectar y darle una vía para atenderla. Tienes que ver quién va a controlar los micrófonos, pantallas y vídeos. Tienes que saber cómo se lanzan encuestas en la herramienta de webminars de Zoom, tiene que haber alguien durante el evento pendiente de lanzarla, tienes que…

Nada diferente de lo presencial, vaya, pero ten en cuenta que en remoto es más difícil transmitir emociones, gestionar personas, modular sensaciones. Así que lo técnico, más que nunca, sólo tiene que ser una ayuda para hacer lo que quieres hacer. Y, si lo haces bien, serán una oportunidad para llegar a más gente, para hacerlo más entretenido, para que cueste menos, para que viva más tiempo.

En este sentido es muy útil que haya dos personas facilitando el taller: una gestionando los tiempos y otra, a los mandos de la técnica, asegurándose de que todos y todas están donde tienen que estar.

5. Abre y cierra con algo que sorprenda, divierta o emocione

Como en el offline, la primera y la última impresión son claves en cuanto a qué se va a llevar la gente a casa del taller. Ya que cosas como las presentaciones más formales ya se han hecho antes del taller, puedes aprovechar para abrir la sesión con dinámicas más divertidas que marquen el tono y despierten la curiosidad de la gente. Por ejemplo, en un taller que hicimos hace poco, le pedimos a cada miembro del equipo que dijeran dos cosas, una verdad y otra mentira sobre sí mismo. Por ejemplo: “Viví un año en Bangladesh, y me gusta la comida japonesa”. El siguiente participante debía adivinar qué era verdad y qué era mentira.

De la misma manera, cerrar en alto, con algo breve pero divertido hará que la experiencia se recuerde como algo fresco, memorable y bien aprovechado. Una buena secuencia de cierre puede ser, información sobre los próximos pasos (qué se enviará después del taller, o cuáles son los siguientes pasos del proyecto) y una breve dinámica de cierre como una votación de las principales conclusiones o una ronda de titulares.